Der Hurrikan „Florence“ traf am 14. September 2018 auf die US-Ostküste. Auf dem Weg über den Atlantik hatte er die Kategorie 4 erreicht. Experten hatten daher befürchtet, er würde gar in der höchsten Kategorie 5 auf die Küste treffen, was zu den verheerendsten Zerstörungen seit Jahrzehnten geführt hätte. Erinnerungen an den Wirbelsturm „Katrina“ von 2005 wurden wach.

In mehreren Bundesstaaten riefen die Gouverneure den Notstand aus. Die zuständigen Behörden forderten bis zu 1,7 Millionen Einwohner auf, sich in Sicherheit zu bringen. Die U.S. Navy evakuierte dutzende Schiffe aus ihren Marinebasen in Norfolk und Little Creek in Virginia.

Glücklicherweise erreichte der Hurrikan die Küste letztlich „nur“ als Sturm der Kategorie 1, sorgte aber dennoch für massive Überschwemmungen, Zerstörungen und dutzende Tote.

Die 10 Metropolen mit der höchsten Sturmgefahr

1 Pearl River Delta (CHN)
2 Osaka-Kobe (JPN)
3 Mumbai (IND)
4 Tokio-Yokohama (JPN)
5 Amsterdam Rotterdam (NDL)
6 Nagoya (JPN)
7 Shanghai (CHN)
8 Kolkata (IND)
9 Ho Chi Minh (VNM)
10 New York-Newark (USA)

Quelle: SwissRe Studie “Mind the risk”

Entlang der US-Ostküste mit Metropolregionen wie New York aber auch der etwas im Landesinneren gelegenen Hauptstadt Washington besteht ein hohes Risiko für atlantische Wirbelstürme. Gleichwohl gehören gerade die Metropolen zu den wichtigsten Zielen von Geschäftsreisenden und Expatriates in den Vereinigten Staaten.

Unternehmen und Organisationen haben eine gesetzliche Fürsorgepflicht für Ihre Mitarbeiter. Sie sind angehalten Mitarbeiter vor Gefahren für Leib, Leben und Gesundheit zu schützen auch und besonders auf Geschäftsreisen und während Auslandsentsendungen. Welche Massnahmen sollten Unternehmen zum Schutz Ihrer Mitarbeiter bei einem drohenden Hurrikan also ergreifen?

Fürsorgepflicht = Verpflichtung zur Schaffung von Arbeitsbedingungen, die Mitarbeiter vor Gefahren für Leib, Leben und Gesundheit schützen.

Geschäftsreisende und Expats sollten im Zuge ihrer Reise bzw. Entsendung diesbezüglich in gleicher Form betreut und unterstützt werden. Der Verweis auf die Reisehinweise und -warnungen z.B. des Auswärtigen Amtes sind hier nicht ausreichend.

Wie schütze ich also meine Mitarbeiter am besten davor, durch eine Naturkatastrophe, wie einen Hurrikan, in Not zu geraten? Die Lösung bietet ein belastbares Mobility Risk Management System.

Vor der Reise

Mobility Risk Management beginnt schon vor der Reise! Professionelle Länderinformationssysteme bieten umfangreiche Informationen zu Sicherheits- und medizinischen Risiken im Reiseland. Detaillierte, aktuelle Informationen zu den Risiken von Naturkatastrophen sollten hier genauso vorhanden sein, wie umfangreiche Empfehlungen zur Vorbereitung auf und das Verhalten während eines Wirbelsturms, bestenfalls in mehreren Sprachen und leicht zugänglich und verständlich für alle Mitarbeiter.

X-ASSIST Risikokarte (Stürme)

X-ASSIST überwacht alle Ihre Reisenden, Expats und Standorte weltweit, automatisch, rund um die Uhr, und nach Ihren spezifischen Vorgaben. X-ASSIST unterstützt bereits vor der Reise durch die Bereitstellung von weltweiten Landes- und Städterisikoanalysen, Risikokarten, Vorfallsmeldungen und den automatischen Versand von Pre-Trip-Informationen in der Sprache des Reisenden.

Die Registrierung von anstehenden Reisen oder besser noch die automatische Übermittlung von Reisebuchungsdaten an entsprechende Mobility Risk Management Systeme ermöglichen zudem den automatischen Versand von Länderinformationen an die Reisenden in Risikoländern. Hierdurch können Arbeitgeber nicht nur sicherstellen, dass die Mitarbeiter die entsprechenden Informationen und Empfehlungen erhalten, sondern gleichzeitig dokumentieren, dass Sie Ihrer Informationspflicht nachgekommen sind.

Während der Reise

Droht während einer Reise oder einer Entsendung ein Wirbelsturm, gilt es gefährdete Mitarbeiter schnellstmöglich zu informieren und zu warnen. Die wichtigste Frage lautet nun: „Haben wir Mitarbeiter in den gefährdeten Gebieten?“

Professionelle Mobility Risk Management Plattformen bieten mit dem sogenannten Traveller Tracking die Möglichkeit, Reisende weltweit zu lokalisieren und zu kontaktieren. Bestenfalls erkennt ein solches System automatisch welche Mitarbeiter von zum Beispiel einem Hurrikan betroffen sein könnten und warnt diese selbständig vor der drohenden Gefahr. Die zielgerichtete Übermittlung der relevanten Informationen und angemessener Empfehlungen an die betroffenen Mitarbeiter und das Management in Echtzeit sollte hierbei das Ziel sein.

X-ASSIST erkennt automatisch, ob ein Vorfall Auswirkungen auf Ihr Unternehmen hat, kommuniziert gemäss Ihrer Vorgaben direkt mit dem Betroffenen und informiert Sie über den Status Ihrer jeweiligen Mitarbeiter – weltweit, rund um die Uhr und in Echtzeit.

Kommt der Sturm näher und eine direkte Gefährdung von Mitarbeitern kann nicht mehr ausgeschlossen werden, lautet die wichtigste Frage: „Sind Mitarbeiter von uns betroffen und wenn ja, brauchen sie Hilfe?“

Nun ist also Gefahr in Verzug, es gilt nicht mehr nur zu warnen, sondern eine unmittelbare Gefährdung abzuwenden oder gar die Folgen der Gefährdung durch den Sturm zu mildern.

Fortschrittliche Mobility Risk Management Systeme erkennen automatisch, welche Mitarbeiter von einem Vorfall direkt betroffen sein könnten. Sie kommunizieren über Telefon, SMS und E-Mail direkt mit den Mitarbeitern vor Ort, klären deren Status ab und leiten wenn notwendig umgehend Unterstützungsmassnahmen ein. Das Management wird zeitgleich informiert und über die aktuellen Entwicklungen auf dem Laufenden gehalten.

Im Notfall

Sollte einer Ihrer Mitarbeiter durch einen Wirbelsturm in Not geraten sein, wurde sein Aufenthaltsort beispielsweise durch Überschwemmungen von der Aussenwelt abgeschnitten, dann müssen schnellstmöglich die entsprechenden Massnahmen zum Schutz des Mitarbeiters eingeleitet werden, z.B. eine Evakuierung.

Mit X-ASSIST steht Ihnen die EXOP´s 24/7-Assistance zur Verfügung. Alternativ haben Sie aber auch die Möglichkeit, Ihre eigenen In-House-Kapazitäten, Ihren bestehenden Anbieter oder vertrauten Krisenberater in X-AssIST zu integrieren.

Professionelle Mobility Risk Management Lösungen bieten hierfür spezielle 24/7 Assistance Center, die über den Zugriff auf weltweite Netzwerkpartner schnell operative Unterstützung initiieren und koordinieren. Somit können Sie sicherstellen, in Not geratene Mitarbeiter bestmöglich zu unterstützen.

Erfüllung der Fürsorgepflicht

Um Mitarbeiter weltweit vor Naturkatastrophen zu schützen ist also eine umfassende Mobility Risk Management Lösung notwendig. Die technologischen Möglichkeiten erlauben heutzutage ein lückenloses Management, das weit mehr als nur eine 24/7-Notfall-Hotline umfasst.

Hierbei kommt es auf die sinnvolle Kombination von präventiven, begleitenden pro-aktiven, sowie reaktiven Massnahmen an. Ein möglichst hoher Automatisierungsgrad bei der Betreuung der Reisenden weltweit und rund um die Uhr ermöglicht hierbei eine schnelle und zielgerichtete Unterstützung vor, während und nach der Reise. Auf diese Weise ist es auch kleinen und mittelständischen Unternehmen möglich, ihrer Fürsorgepflicht in angemessener Weise nachzukommen.

X-ASSIST ist eine Plattform für Mobility Risk Management, die automatisch, in Echtzeit und nach Ihren spezifischen Vorgaben sicherheitsrelevante Vorfälle mit den Aufenthaltsorten Ihrer Reisenden, Expatriates und weltweiten Standorten abgleicht, um diese dann zu informieren, zu beraten und im Krisenfall direkt zu unterstützen. Auf diese Weise erfüllen Sie Ihre Fürsorgepflicht mit minimalem Aufwand und reduzieren die Risiken für Ihre Mitarbeiter und Standorte in erheblichem Masse.